Facilitering er ledelse gennem fælles forståelse

Facilitering handler om, at få grupper til at gøre det, de er sat i verden for at gøre og nå de mål de sætter sig og arbejde effektivt

Kan det lade sig gøre at engagere alle medarbejdere i en organisation i fælles processer? Ja, hvis du spørger Center for Omsorg og Specialpædagogik. Her har vi i snart tre år implementeret en faciliterende tilgang bredere og bredere ud i organisationen.

Formålet er, at hører alle stemmer, få gruppers visdom frem, få engageret medarbejdere og få dem til at tage ansvar. Det gør vi med en anerkendende faciliterende tilgang og med konkrete faciliterende metoder.

Alle ledere i COS deltager i et uddannelsesforløb som facilitatorer og alle fællesledermøder, som bliver holdt hver tredje uge indeholder en eller flere større eller mindre faciliterende processer.

Faciliterende ledelse

Faciliterende ledelse betyder i COS, at vi betragter ledelse som noget vi skaber sammen med andre, at vi inddrager, lytter og understøtter, at medarbejdernes viden kommer bedst muligt til udtryk samt, at vi styrer processer, men ikke indhold.

At facilitere en proces er sørge for, at alle i gruppen  fra starten af mødet får fælles forståelse af mødets formål og at sørge for, at gruppen holder fokus hele vejen igennem processen og opnår et resultat.  

Faciliteringen kan også være at få medarbejderne til at tænke ud af boksen og hjælpe dem til at udvikle nye idéer sammen, når de står overfor nye udfordringer.

I COS ser vi det som nødvendigt at facilitere møder og processer, hvor der er behov for at få personerne til at involvere sig og føle at de har et medansvar i processen.

Politiske beslutninger, skal omsættes i praksis

Politiske beslutninger som for eksempel, at vi skal arbejde med frivillighed, implementere nye velfærdsteknologier og krav om digitalisering, er områder hvor facilitering er en forudsætning, i vores optik, for at hele organisationen arbejder sammen mod fælles mål.

Som en del af en politisk styret organisation skal vi følge Københavns Kommunes Socialstrategi, målgruppeplan for området og med denne platform, har vi lavet en digital centerplan. Her brugte vi også facilitering af fællesledergruppen for at beskrive de indsatser vi arbejder med.

Som ledere i kommunen er vi en del af en diskurs, som er sat af de gældende politiske dagsordner og det er vi helt bevidste om. Det vi gør, er at oversætte de diskurser og forene det med de erfaringer, den faglighed og den virkelighed medarbejderne og borgerne står i ude på afdelingerne.

Værdiprocessen

I COS gennemførte vi for to et halvt år siden en værdiproces, hvor alle fastansatte medarbejdere deltog i ’værdidage’, som blev faciliteret af eksterne konsulenter. Hele denne proces endte med, at vi fik beskrevet de værdier som betød noget positivt på afdelingerne ud fra medarbejdernes hverdagserfaringer med borgerne. Alle disse udsagn fik vi ved hjælp af afdelingsMed samlet og redigeret ned til COS værdier.

Det er vigtigt, at medarbejderen kan genkende deres egne udsagn i resultatet efter en proces.

Det giver genkendelighed og medejerskab.

Rammen omkring værdiprocessen tog afsæt i Københavns Kommunes overordnede værdier: Respekt, Ligeværd, Tillid og Dialog. Det, værdiprocessen handlede om, var at formulere, hvad det betød i medarbejdernes og borgernes virkelighed.

Resultaterne og fremtiden

Det vi ser, er at der er sket en øget trivsel på de fleste af vores tilbud de sidste to år. Vi er også lykkes med at få en del netværk og arbejdsfællesskaber til at fungere mere eller mindre selvkørende.

Der skal holdes gang i den faciliterende tilgang, det er nye måder at arbejde og mødes på, så det kræver løbende fokus fra ledelsen. Næste trin er, at alle afdelingsledere skal på to faciliteringsdage, hvor vi arbejder med, hvordan vi kan facilitere en proces om COS værdier i en ny udgave, på baggrund af erfaringerne fra de seneste år og med alle de nye kolleger og borgere, der er kommet til undervejs.

 

Hvad siger lederne i COS

Lisbeth

Lisbeth Marie Jyde Ødegaard er centerchef og har arbejdet med facilitering i en årrække, Lisbeth har både uddannelse i facilitering og coaching og en master i organisationspsykologi og har været centerchef i fire år.

”Det vigtige er, at man som leder ikke træder frem og er interessant, men træder tilbage og er interesseret, formålet er, at få essensen af gruppens klogskab, få deres visdom frem – modsat management, hvor det er lederens visdom, der er i centrum”

”Det er en ledelsesstrategi, som får medarbejderne til at yde og tage ansvar og blomstre, samtidig en strategi, som medarbejderne bakker op om.”

”Det er en måde at kvalificere beslutninger på og få medarbejderne til at tage ansvar.”

”Det er min strategi at samle folk – agere ledelse gennem andre ledere.”

For tre år siden introducerede Lisbeth facilitering i COS og vi fik sat værdiprocessen i gang.

”Det er en måde til at få folk til at yde deres ypperste – med afsæt i værdier, som de selv har været med til at beskrive.”

”Jeg lægger ikke beslutninger ud, hvis ikke gruppen må beslutte det.”

”Jeg oplever både i COS og på min tidligere arbejdsplads, at de medarbejdere, som ikke kan se idéen med facilitering søger væk, det er medarbejdere, som søger en leder, som fortæller detaljeret, hvad de skal gøre”

 

Connie

Connie Ebba Cramer har været tilbudsleder på Ny Ellebjerg og Ringertoften i et halvt år. Connie er erfaren facilitator, uddannet socialrådgiver og cand.pæd.psyk.

”Vi skal dyrke nysgerrigheden og styre processer men ikke indholdet i processerne.”

”Jeg bruger altid drejebog, den tvinger mig til at tænke alle faser igennem og involvere medarbejderne også i forberedelserne af møder.”

”Jeg arbejder med meget tydelige formål, omkring hvad opgaven er. Det er vores rolle at oversætte, for eksempel politiske dagsordner, hvor formålet er tydeligt, men det er forskelligt, hvordan det giver mening i lokal kontekst.”

”Hvis man ikke er, vandt til en leder, der inddrager, så skal man lige vænne sig til det.”

”Som leder flytter man sig fra den praksis man er leder for, man er på afstand, det er medarbejderne, som kan få øje på tematikker og løsninger, vi skal skabe rummet for, at den viden kommer frem.”

”Min drivkraft er at få alle med og være tilstede og signalere  -  jeg vil gerne have det bedste ud af dig.”

 

Lennart

Lennart Løkke er afdelingsleder på Grøndalsvænge og er ny leder og har først fået facilitatoruddannelse for nylig. Lennart har indrettet personalerummet som et faciliteringsrum, det vil sige stole i en rundkreds, plancher, flipover og med en rigtig rar stemning.

”Jeg har brugt rigtig meget tid til at introducere facilitering til personalegruppen, ved at fortælle, om hvad jeg selv har fået ud af det.”

”Vi har fået mere effektive og strukturerede møder, møder som er mere fokuseret.”

”Når vi bruger facilitering, for eksempel spørgehjulet, så er vi sikre på at komme hele vejen rundt om et emne og få en fælles forståelse. Jeg sørger for, at medarbejderne er dem, der reflekterer igennem spørgehjulet, de tager ansvaret for de fælles beslutninger.”

”Jeg bruger også parkeringspladsen, som er en planche, hvor vi skriver de ting op, som ikke er på dagens møde, men som for eksempel er frustrationer, som vi så skal tage op senere.”

”Det falder mig let at være i en relationel proces, men jeg ved godt, når det er rødt lys og et emne ikke er til facilitering.”

”Jeg har også brugt den faciliterende tilgang i mødet med pårørende og det har givet rigtig god effekt.”

 

Hvad siger medarbejderne og HR i COS

Julian

Julian Frank Hansen er socialpædagog og har arbejdet på Ny Ellebjerg (tidligere Jens Warmings Vej) i 23 år.

”Det giver god mening, når vi nogle gange arbejde arbejder i mindre grupper,, det er nemmere at få alle med, ikke kun dem, der normalt er ’dominerende’, og har en mening om alt. Så er det smart med runder og post-its, det får alle med.”

Om værdiprocessen:

”Det synes jeg var rigtig godt, en god proces og et godt resultat, jeg følte mig med helt fra starten. Vi fik alle hjerner i spil, og med i en proces. Jeg tror, at alle har en følelse af at have bidraget og være med i det endelige resultat.”

”Vi har meget at byde på fagligt, ressourcemæssigt og energimæssigt, så hvis der kom en leder og var meget bestemmende og dominerende, ville det give store problemer. Hvis en leder skal have noget i spil, så er det vigtig at inddrage os alle sammen.”

Hvad betyder det for borgerne?

”Vi er mere ægte med de ting, vi arbejder med, vi er bevist om værdierne, vi har været med til at beskrive dem og efterlever dem i hverdagen.”

 

Sara

Sara Skovgaard Andersen er pædagog på Løvstikkevej 66, hvor hun begyndte som nyuddannet pædagog for et år siden. 

”Ledelsen lytter til os, de er meget lyttende Jeg tror, at de fleste er glade for den faciliterende tilgang, når du er pædagog, så du kan sætte dit præg og udvikle dine kompetencer på dit arbejde.”

”De er nysgerrige på, hvad jeg tænker og hvad vi generelt tænker i gruppen. Vi bliver inddraget i beslutninger og de får os til at samarbejde.”

”Man kan mærke, at de selv er meget opmærksomme på, at de selv vil være en god ledelse.”

”Den faciliterende tilgang har betydet, at det er rarere at være her, der er sket meget det sidste år.”

NB: Løvstikkevej 66 havde den største fremgang i trivslen i trivselsundersøgelsen 2017 i Socialforvaltningen, SOF-bladet juni 2017.

 

Anne

Anne Christensen er HR-koordinator i COS, uddannet pædagog og har diplom i ledelse samt facilitatoruddannelse.

”Den faciliterende tilgang er et redskab, til at lave de inddragende processer, det er en måde, hvor alle stemmer bliver hørt på og at du som medarbejder oplever medindflydelse.”

”I netværkene sætter vi rammerne om formålet med mødet, indholdet om hvordan de arbejder videre er op til de enkelte netværk. Det gælder for eksempel for, hvordan man arbejder med frivillighed lokalt. Man skal arbejde med frivillighed, men det giver mening lokalt på forskellige måder.”

”Der kan være politiske vedtagelser, som medarbejderne umiddelbart ikke brænder for, men der er ikke noget valg, det er noget vi skal. Så skaber vi interesse ud fra den virkelighed borgerne og medarbejderne står i ude på botilbuddene, og med det afsæt sætter vi en ramme, hvor deres erfaringer og faglighed bliver sat i spil og de løser opgaven.”

”Det kræver en grundig forberedelse, der relaterer sig til medarbejdernes virkelighed, vi holder formøder med medarbejdere og involvere dem tidligt. Det sender et signal og budskab om, at vi er interesserede, og nysgerrige og møder hinanden anerkendende.”

”Organisationen rummer en kæmpe kapacitet vi af viden og erfaring som faciliteringen er med til at få aktiveret. Det er også en strategi til at fastholde og rekruttere dygtige medarbejdere.”

 

Kontakt

For mere information vedrørende denne side.